كيف تضع خطة اتصال؟
هل أنت على وشك إطلاق مشروع جديد وتنوي الإعلان عنه لجمهورك المستهدف؟
لتمكين الشركات من التواصل بشكل فعال ، هناك أداة بسيطة: خطة الاتصال.
فيما يلي أهم الخطوات التي يجب اتباعها لبناء واحدة فعالة.
ماهي خطة الاتصال؟
تحدد خطة الاتصال جميع العمليات التي تجعل من الممكن إدارة استراتيجية اتصالات الشركة.
يتم تنفيذ الإجراءات المختلفة المخططة ومراقبتها ثم تقييمها لمعرفة ما إذا كانت الخطة فعالة وما إذا كانت تلبي الأهداف المحددة في المراحل الأولى.
لماذا يجب وضع خطة اتصال؟
تبدأ أي استراتيجية اتصال مع وضع خطة اتصال، يحدد هذا بدقة الإجراءات التي يجب اتخاذها لجذب الجمهور المستهدف،
وبناء الولاء وتعزيز صورة العلامة التجارية للشركة.
خطة الاتصال تشبه إلى حد ما خطة بناء منزل،حيث يساعد على تصور تفاصيل المشروع ، لتوقع المراحل وعدم نسيان أي منها.
بفضل ذلك ، يمكنك التحقق من أن الاتصالات الموسعة مع العملاء والشركاء تتم بسلاسة مع احترام المواعيد النهائية من خلال الجمع بين جميع العناصر الإستراتيجية .
ستعمل خطة الاتصال أيضًا على تحقيق الاتساق في جميع رسائلك، و ستتيح المتابعة والتحليل الناتج بعد ذلك إمكانية تحديد النقاط القوية التي يجب تجديدها ونقاط الضعف وربحية الإجراءات المختلفة.
باختصار ، تجمع خطة الاتصال المدروسة جيدًا العديد من المزايا، فهي:
- تسلط الضوء على احتياجات الشركة من حيث استراتيجية الاتصال.
- تجلب التنظيم والاتساق والتنسيق في مختلف الإجراءات.
- تجعل من الممكن تقدير ومراقبة تكاليف الاتصالات.
- تسهل تقييم أداء الإجراءات التي تقوم بها الشركة
خطوات وضع خطة اتصال:
- تحديد التفويض
- حلل الموقف
- حدد الأهداف
- تحديد الجمهور المستهدف
- إنشاء محور الاتصال
- تطوير استراتيجية اتصال
- تحديد وسائل الاتصال
- اكتب الرسالة
- تحديد الميزانية
- قم بتقييم وتقييم النتائج
فوائد وضع خطة تواصل:
تتيح لك خطة الاتصال وضع الاستراتيجيات خطوة بخطوة التي يجب وضعها للسماح لك بتقديم اتصال فعال للجمهور المستهدف: تحليل السياق العام ، وتحديد الهدف ، وتحديد الأهداف التي يجب تحقيقها ، والاختيار من قنوات الاتصال … إعداد رسالتك بشكل جيد هو ضمان حتمي للنجاح. بالإضافة إلى ذلك ، سيسمح هذا لجميع المتعاونين المشاركين في المشروع بالوصول إلى نفس المستوى من المعلومات ، وبالتالي تسهيل تنسيق وإدارة الفرق.
كيفية إنشاء خطة اتصال فعالة :
1- تحديد التفويض
تحديد الولاية هو نقطة البداية لخطة اتصال فعالة، من الضروري بالفعل تحديد المشكلة التي يجب حلها أو المشكلة التي يتم البحث عنها من خلال هذا الاتصال. هل تريد الترويج لمنتج جديد؟ اجعل هدفك مدركًا لسبب ما؟ تسليط الضوء على إحدى خدماتك؟ إن تعريف التفويض هو حقًا أساس أي مشروع مهما كانت طبيعته.
2- تحليل الموقف
الخطوة الثانية هي تحليل الموقف الذي تجد شركتك نفسها فيه والسياق الذي تتطور فيه. ستجعل هذه الخطوة من الممكن إجراء تشخيص دقيق للبيئة. من أجل تحليل السياق ، يُنصح باستخدام المراجعة الصحفية ، ربما لتحليل نتائج المسح الذي تم إجراؤه ، لإجراء بحث حول قطاع النشاط ، والمنافسة ، لتحديد نقاط القوة والضعف في أعمالها ومنافسيها.
3 – تحديد الأهداف
لقياس الفعالية النهائية لخطة الاتصال ، من الضروري معرفة ما إذا كانت الأهداف الأولية قد تحققت. لذلك من الضروري تحديد الأهداف المراد تحقيقها. غالبًا ما يتم تجميعها تحت ثلاثة محاور رئيسية: الإعلان وزيادة الوعي والإبلاغ عن خدمة أو منتج. لذلك قد يكون الهدف هو تقديم منتج جديد للعملاء ، لتوعيتهم بأحد أسبابك ، أو إبلاغهم بإحدى خدماتك. يجب أن يكون هذا الهدف SMART: محددًا ، وقابل للقياس ، ومقبولًا ، وواقعيًا ، ومقيدًا بالوقت. يجب استخدام جميع الاستراتيجيات الموضوعة مع خطة الاتصال لتحقيق هذا الهدف.
4 – تحديد الجمهور المستهدف
من أجل تحسين فرصك في تحقيق أهدافك ، من الضروري تحديد الهدف ، أي مجموعة الأشخاص الذين تستهدفهم بمنتجك. عندما يتم تحديد الهدف ، من المهم معرفة المزيد عن ملف التعريف الخاص بهم. كلما عرفت أكثر عن هدفك واحتياجاته ، كلما كانت أفعالك أكثر شمولية لكل هدف ، سيكون من الضروري تخصيص نهج وأسلوب الاتصال.
كيف تبني خطة اتصالات؟
5- تأسيس محور الاتصال
محور الاتصال هو حجر الأساس لاستراتيجية الاتصال الخاصة بك. هذا هو موضوع حملتك. سيوجه الخط التحريري ويضبط نغمة جميع اتصالاتك. هذا هو العنصر الذي سيسمح لمشروعك بالاحتفاظ بكامل تماسكه. يتم تحديد هذا المحور وفقًا لموضوع الاتصال (الخدمة التي تريد الترويج لها أو المنتج الذي تريد الإعلان عنه ، على سبيل المثال) ، والجمهور المستهدف وأهدافك.
6- وضع استراتيجية اتصال
تحدد استراتيجية الاتصال جميع الإجراءات التي ستنفذها لتحقيق أهدافك. خلال هذه الخطوة ، ستحدد أيضا، كيف ستوصل الرسالة وكيف ستجذب انتباه هدفك. يتمثل دور استراتيجية الاتصال أيضًا في التخطيط لأعمالك المختلفة باستخدام جدول زمني.
7- تحديد وسائل الاتصال
القيام بحملة على وسائل التواصل الاجتماعي ، إعلان إذاعي ، إعلان ، بيان صحفي … : جميع وسائل الاتصال ممكنة. ومع ذلك ، من المهم تحديد هذه الأدوات وفقًا للجمهور الذي تحاول الوصول إليه. سيعتمد أيضًا على الأهداف المنشودة ، الأمر متروك لك للعثور على القناة الأنسب للوصول إلى أكبر عدد من الأشخاص المستهدفين دون خسارة ميزانيتك.
8 – كتابة المحتوى الإبداعي
المحتوى أيضا هو أساس اتصالك، لذلك يجب أن يتم تنفيذه بصرامة واتقان كبيرين. ومع ذلك، سيعتمد شكله على الأداة التي اخترتها للتواصل. لن يتم كتابة إعلان على وسائل التواصل الاجتماعي بنفس طريقة كتابة البيان الصحفي. مهما كانت الصيغة المستخدمة ، تهدف هذه الرسالة إلى إعلام وتوعية وإقناع وإغواء الجمهور المستهدف. التواصل الجيد هو رسالة تؤدي إلى تغيير في السلوك أو الموقف من جانب الجمهور.ومع ذلك،
